Κατεβάστε το αρχείο (pdf)

Α Π Ο Σ Π Α Σ Μ Α

Του Πρακτικού αριθ. 25 /2012 Συνεδρίασης της Οικονομικής Επιτροπής της Περιφέρειας ΑΜΘ..
Αριθ. Απόφασης 508/2012

ΠΕΡΙΛΗΨΗ: Εισήγηση για την προμήθεια λογισμικού και υλικού (Software & hardware) για την ψηφιοποίηση του αρχείου Αδειών Αυτοκινήτων της Διεύθυνσης Μεταφορών και Συγκοινωνιών.
Στην Κομοτηνή σήμερα στις 19 Ιουλίου 2012 ημέρα Πέμπτη και ώρα 12.00 μ.μ. στην αίθουσα συνεδριάσεων του Καταστήματος της Περιφερειακής Ενότητας Ροδόπης, 1ος όροφος, Δημοκρατίας 1, Κομοτηνή, συνήλθε σε δημόσια έκτακτη συνεδρίαση η Οικονομική Επιτροπή της Περιφέρειας Ανατολικής Μακεδονίας - Θράκης ύστερα από την Δ.Δ.4591/16-7-2012 έγγραφη πρόσκληση του προέδρου αυτής, που επιδόθηκε σε κάθε μέλος χωριστά, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 177 του Ν. 3852/2010. Παρόντες ήταν : ο κ. 1) Παύλος Δαμιανίδης Πρόεδρος της Οικονομικής Επιτροπής , 2) Δημήτριος Χαϊτίδης Αντιπρόεδρος, 3) Γεώργιος Χριστοδουλίδης μέλος 4) Αϊχάν Σιακήρ μέλος 5) Κωνσταντίνος Μιχελής μέλος , 6)Χρήστος Τρέλλης μέλος Καθήκοντα Γραμματέα άσκησε η υπάλληλος της Περιφέρειας ΑΜΘ Φωτεινή Νταντή. Απόντες ήταν : οι κ.κ. 1), Ανδρονίκη Κεφαλίδου μέλος 2) Μαρία Γκουγκουσκίδου μέλος, 3) Σταύρος Καβαρατζής μέλος , οι οποίοι απουσίαζαν αν και κλήθηκαν νόμιμα.

ΑΠΟΦΑΣΗ 508: Εισηγούμενη το δέκατοένατο θέμα ημερήσιας διάταξης η Διεύθυνση Μεταφορών και Επικοινωνιών της Π.Ε. Ροδόπης με το από 16/7/2012 έγγραφο της έθεσε υπόψη των μελών της επιτροπής τα εξής:Για τις ανάγκες εξυπηρέτησης των πολιτών αλλά και της τακτοποίησης του αρχείου αδειών αυτοκινήτων της Διεύθυνσης Μεταφορών και Επικοινωνιών της Κομοτηνής, απαιτείται η ψηφιοποίηση του αρχείου. Το αρχείο έχει περίπου 63.000 φακέλους εκ των οποίων το 23% αφορά επαγγελματικά και το 77% ιδιωτικά αυτοκίνητα. Με 15 σελίδες ανά φάκελο μεσοσταθμικά, το σύνολο των σελίδων προσδιορίζεται γύρω στις 945.000 σελίδες μεγέθους Α4 το πολύ. Τα οφέλη από την διαδικασία ψηφιοποίηση του αρχείου περιλαμβάνει
— την τακτοποίηση του φυσικού αρχείου με την σωστή τοποθέτηση και διευθέτηση των φακέλων με συγκεκριμένη οργάνωση τους.
— Την δημιουργία ψηφιακού αντιγράφου των φακέλων και κατά συνέπεια την προστασία των περιεχομένων των φυσικών φακέλων από φυσική φθορά ή καταστροφή. Στην περίπτωση αυτή θα πρέπει να υπάρχει μέριμνα για την δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και των ψηφιακών δεδομένων ώστε η προστασία να είναι πλήρης.
— Άμεση εξυπηρέτηση των πολιτών με την αναζήτηση των φακέλων ηλεκτρονικά και όχι στο φυσικό αρχείο. Με τον τρόπο αυτό η πρόσβαση στις πληροφορίες θα είναι ταχύτατη καθώς και εξυπηρέτηση των πολιτών με την εκτύπωση στοιχείων του φακέλου. Τα παραπάνω οφέλη θα είναι μόνιμα αν στο τέλος της διαδικασίας ψηφιοποίησης, το στελεχιακό δυναμικό της Διεύθυνσης θα συνεχίσει να ψηφιοποιεί τις νέες άδειες αυτοκινήτων. Η διαδικασία της ψηφιοποίησης θα γίνει με την βοήθεια προσωπικού που προσλήφθησαν στα πλαίσια κοινωνικών προγραμμάτων κοινοφελούς εργασίας στα οποία μετέχει και η ΠΑΜ-Θ. Επομένως η ευθύνη της Π.Ε. Ροδόπης έχει να κάνει με την δημιουργία της κατάλληλης υποδομής ψηφιοποίησης αλλά και της διαχείρισης του έργου ψηφιοποίησης. Από την ανάλυση των απαιτήσεων για την ψηφιοποίηση του όγκου των σελίδων που αναφέρθηκε παραπάνω θα χρειαστούν δέκα (10) στελέχη: εννιά (9) στελέχη για την σάρωση των σελίδων των φακέλων και ένα (1) στέλεχος για την καταχώριση των δεδομένων. Ο χρόνος υλοποίησης του έργου είναι πέντε (5) μήνες. Για την δημιουργία της υποδομής θα πρέπει να γίνει προμήθεια του κατάλληλου λογισμικού και του εξοπλισμού, ενώ μέρος του εξοπλισμού μπορεί να ενοικιαστεί. Στον επόμενο πίνακα περιγράφεται ο προτεινόμενος εξοπλισμός και το αντίστοιχο κόστος Σύνολο:

Η Υπηρεσία

 
 ΕΙΣΗΓΕΙΤΑΙ

 την απευθείας ανάθεση του συγκεκριμένου έργου στην επιχείρηση με την επωνυμία ATS Informatics s.a. με ΑΦΜ 099770450 διότι κατέθεσε την συμφερότερη από οικονομικής απόψεως προσφορά σε σχέση με τις άλλες προσφορές της Soft Software Solution και της Μέντωρ Συστήματα Πληροφορικής με αντίστοιχα ποσά των 12.699.75 (με ΦΠΑ) και 13.886,70 € (με ΦΠΑ). Η Οικονομική Επιτροπή Ανατολικής Μακεδονίας – Θράκης μετά από διαλογική συζήτηση και έχοντας υπόψη τις διατάξεις του άρθρου 176 του Ν. 3852/2010 όπως αντικαταστάθηκαν με το άρθρο 5 του Ν.4071/2012 :

ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ ΟΜΟΦΩΝΑ

 Εγκρίνει την προμήθεια λογισμικού και υλικού (Software & hardware) ποσού €11.592,75 με Φ.Π.Α., για την ψηφιοποίηση του αρχείου Αδειών Αυτοκινήτων της Διεύθυνσης Μεταφορών και Συγκοινωνιών με απευθείας ανάθεση από την επιχείρηση με την επωνυμία ATS Informatics s.a. με ΑΦΜ 099770450 διότι κατέθεσε την συμφερότερη από οικονομικής απόψεως προσφορά. , Η παρούσα απόφαση έλαβε α/α 508/2012.

Ο ΠΡΟΕΔΡΟΣ ΤΗΣ Ο.Ε.                               ΤΑ ΜΕΛΗ 
                                                                 ΔΗΜΗΤΡΙΟΣ ΧΑΪΤΙΔΗΣ
                                                                 ΓΕΩΡΓΙΟΣ ΧΡΙΣΤΟΔΟΥΛΙΔΗΣ ,
                                                              ΑΪΧΑΝ ΣΙΑΚΗΡ
                                                              ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΟΣ ΜΙΧΕΛΗΣ
      ΠΑΥΛΟΣ ΔΑΜΙΑΝΙΔΗΣ                         ΧΡΗΣΤΟΣ ΤΡΕΛΛΗΣ

 ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΠΟΣΠΑΣΜΑ
 Η ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ ΤΗΣ Ο.Ε.

ΦΩΤΕΙΝΗ ΝΤΑΝΤΗ